本来であれば直接会ってお礼を述べるのが最良ですがテレワークの普及や出張の多い職場あるいは相手が多忙で捕まらない場合などメールでお礼を伝えることが合理的かつ適切なケースも増えておりその際のマナーと文例を知っておくことは現代のビジネススキルとして必須です。メールでお礼を送る際の件名は一目で内容が分かるように「【お礼】葬儀参列の御礼(氏名)」や「【御礼】忌引休暇より復帰いたしました(氏名)」とし開封の優先順位を上げてもらえるように工夫することが大切です。本文の構成はまず「おはようございます。〇〇(氏名)です。」という名乗りから始まり「この度は父〇〇の葬儀に際しご多忙中にもかかわらずご会葬いただき誠にありがとうございました」とお礼の言葉を述べます。続けて「また休暇中は業務のフォローをいただき大変感謝しております」と不在中の迷惑に対するお詫びと感謝を伝え「おかげさまで無事に葬儀を執り行うことができました」と報告します。最後に「本来であれば拝眉の上お礼申し上げるべきところメールにて恐縮ではございますが取り急ぎ御礼申し上げます」という結びの言葉を添えることで略式であることへの断りを入れ丁寧さを演出します。一斉送信(BCC)でお礼を送る場合は宛名に「各位」や「〇〇部皆様」と入れ本文の冒頭でも「メールにて失礼いたします」と断った上で全員に向けた内容にしますが特にお世話になった上司や同僚に対しては個別にメールを送るか一斉送信の後に一言チャットなどでフォローを入れるのが理想的です。メールは文字として残るものですので誤字脱字がないか敬語が正しいかを入念にチェックすることはもちろんですがあまりに事務的になりすぎないように「温かい励ましのお言葉に救われました」といった個人的な感情を一言添えることで画面越しでも感謝の温度感を伝えることができるでしょう。
メールでお礼を伝える際のマナーと文例